word ブックマークのページ番号を相互参照を使って挿入

【本日のミッション】

word内にブックマークを設定して、そのブックマークのページ番号を参照先として挿入せよ

なんのこっちゃ?

といいますと、こんな感じです。

P2に小嶋さん、P3に加藤さん、P4に佐藤さんのイラストが入っています。

それぞれに、ブックマークを使って、どのイラストが文中のどこ(何ページ)にあるのかわかるように印をつけます。

そのブックマークを利用して、1ページ目にどのイラストが何ページにあるか参照ページ番号を入れる。

というミッションです。

相互参照という機能を使うのですが、これを使用すると文章が増減してページ番号が変わっても、更新処理をすると番号が変わってくれるのです!!

なんで、1ページ目に参照テキストが2種類用意されているのかはページ番号の更新方法が異なるのをお伝えするためです。

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まずは、ブックマークの設定方法です。

ブックマークを付けたい場所に、カーソルを置きます。

イラストの横でも、文字の横でも大丈夫です。

まず、小嶋さんのブックマークを作ります。

今回私は「小嶋さん」のテキストの右にカーソルを置いて

[挿入タブ]ー[リンク]-[ブックマーク]

をクリックします。

ブックマーク名に「小嶋さん」と入力し、[追加]ボタンをクリックします。

同様に、加藤さん、佐藤さんも追加します。

次に、1ページ目にブックマークを参照するページ番号を挿入します。

小嶋さん   P
加藤さん   P
佐藤さん   P

と先にテキストを作っておきましょう。

そして、「小嶋さん   P」の右側にカーソルを置いて

[参考資料タブ]ー[図表]-[相互参照]

をクリックします。

相互参照画面より下記項目を選択し、「挿入」ボタンをクリックします。

  • 参照する項目→「ブックマーク」を選択
  • 相互参照の文字列→「ページ番号」を選択
  • ブックマークの参照先→「小嶋さん」を選択

すると、小嶋さんの右に小嶋さんのページ番号が挿入されます。

同様に加藤さん、佐藤さんのページ番号も挿入します。

そして、その右にテキストボックスを3つ作り、左のテキストをコピーして貼り付けします。この時、相互参照を残すために値のみの貼り付けはしないでくださいね。

ここまでは順調です。

ここからページを増やしてみましょう。

P2に吉田さんを追加します。

そうすると、1ページ目のページ番号がおかしくなってるやん!!

でも、大丈夫。

相互参照を使っているので・・・

Ctrl+Aで文章全体を選択します。

そして、右クリックで「フィールドを更新」

あれ?本文中のページ番号は変わったけど、テキストボックス内のページ番号が変わってないやん!!

そうなんです、文章全体を選んでいても、テキストボックス内のページ番号・・・変わってくれないんです・・・。

テキストボックス内のページ番号は、一つ一つテキストボックス内のテキストを選んで(ここは全体でなくてもページ番号のみでもOKです。)右クリック→[フィールド更新]をクリック

選んだテキストに含まれるページ番号のみ更新されて、下の2つのテキストボックスのページ番号は変わっていません。

つまり・・・すべてのテキストボックスに同じことをしていかないといけないのです・・・。

[ファイル]-[オプション]ー[詳細設定]ー[印刷]

「印刷するとき変更履歴を含むフィールドを更新する」

にチェックを入れておくと、印刷時にページ番号が更新されるのですが、テキストボックス内のページ番号に関しては、更新されていません・・・。(される場合もあるようです。)

テキストボックス内のページ番号一括更新の方法につきましては次回に・・・。

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