メール作成の Before / After
まず、分かりやすいのがメール作成です。
Before：30分
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何から書けばいいか迷う
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表現が固すぎる／柔らかすぎる
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誤解されないか不安
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何度も書き直す
結果、意外と時間がかかるのが仕事のメール。
After：5分
Copilotを使うと、
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目的を伝える
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たたき台を作ってもらう
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少し手直し
これだけで、ほぼ完成します。
「ゼロから書く」作業がなくなるだけで、体感時間は一気に短縮されました。
資料構成も一瞬
メールだけでなく、資料作成の初動にもCopilotはかなり使えます。
特に便利だったのが、
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構成を考える
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見出しを作る
この部分です。
目的を伝える
ここからは、実際にCopilotとやり取りした内容です。
自分の質問
今度の会議で使う資料を作りたいです。 内容は「業務改善の提案」。 上司向けで、10分くらいで説明できるものにしたいです。
かなりざっくりですが、あえて細かくは書きません。
Copilotの回答
了解しました。 以下のような構成はいかがでしょうか。 ・現状の課題 ・課題による影響 ・改善案 ・導入メリット ・まとめ
この時点で、 「あ、もうこれでいいかも」と感じました。
箇条書きで構成案
さらに、もう一歩踏み込みます。
自分の質問
もう少し具体的に、 各項目を箇条書きで出してもらえますか？
Copilotの回答
では、以下のような構成案になります。 【現状の課題】 ・手作業が多く時間がかかっている ・ミスが発生しやすい 【課題による影響】 ・作業時間の増加 ・確認工数の増大 【改善案】 ・Excelの自動化 ・作業手順の見直し 【導入メリット】 ・作業時間の短縮 ・ミスの削減 【まとめ】 ・段階的な導入を提案
構成を考える時間がほぼゼロになりました。
あとは、
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自分の業務に合わせて言葉を調整
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数値や事例を足す
だけです。
注意点① そのまま送らない
ここはとても重要です。
Copilotが作った文章は、
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きれい
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それっぽい
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無難
ですが、そのまま送るのは危険です。
理由は、
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自分の言葉ではない
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会社独特の言い回しと違う
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微妙にズレた表現が混じる
ことがあるからです。
必ず「下書き」として使う
これが鉄則です。
注意点② 必ず人の目で確認
特にチェックすべきポイントは、
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事実関係が正しいか
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数字や日付は合っているか
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誤解される表現がないか
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上下関係・社内ルールに合っているか
Copilotは、「空気を読む」ことはできません。
最終判断は、必ず人間が行う必要があります。
まとめ
Copilotを使って感じたのは、
- 仕事を丸投げするツールではない
- 仕事を早く始めるためのツール
だということです。
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メールの下書き
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資料の構成案
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表現のたたき台
これらを一瞬で作ってくれるだけで、
仕事のスピードは大きく変わります。
一方で、
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内容の正確さ
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相手への配慮
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最終判断
は、必ず人が行う必要があります。
Copilotを「優秀な下書き担当」として使えば、
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考える時間が減る
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手が止まらなくなる
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精神的にも楽になる
というメリットがあります。
忙しい人ほど、「全部任せない使い方」で Copilotの力を最大限引き出せます。
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