目次
なぜ最初の1つ目が「長文整理」なのか
生成AIというと、
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VBAを書く
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仕事を自動化する
-
すごいことをさせる
というイメージを持たれがちです。
でも初心者がいきなりそこを狙うと、「うまく指示できない」「結果が正しいか分からない」という壁にぶつかります。
一方で、誰でも確実に効果を実感できるのが「読むのが大変な文章を理解しやすくしてもらう」使い方です。
-
社内メールが長すぎる
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マニュアルが分かりにくい
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ネット記事を読む気がしない
こういう場面は、ほぼ全員が日常的に経験しています。
今回使う題材
今回は、ありがちな長文メモを例にします。
元の文章
今回の月次集計についてですが、 各部署から提出されたExcelファイルのフォーマットが一部統一されておらず、 数値の桁数や項目名に差異が見られました。 そのため、集計作業の前に列の並び替えや不要列の削除を行う必要があり、 想定よりも作業時間が増加しています。 また、A部署については先月分のデータが一部欠損している可能性があるため、 念のため再確認を依頼しています。 最終的な集計結果は今週金曜日までに共有予定ですが、 状況によっては来週初めになる可能性もあります。 その点についてはあらかじめご了承ください。
これを読んだ初心者の本音は、だいたいこうです。
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結局、何が問題？
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自分は何をすればいい？
-
重要なのはどこ？
実際のやり取り①：まずはそのまま投げる
利用者 → ChatGPT
ChatGPT → 利用者（例）
以下のように整理できます。 【現状の問題点】
・各部署のExcelフォーマットが統一されていない ・列の並び替えや不要列削除の作業が発生している 【追加の懸念事項】
・A部署の先月分データに欠損の可能性がある 【今後の予定】
・集計結果は金曜日までに共有予定 ・遅れる場合は来週初めになる可能性あり
この時点で、読むストレスは一気に減ります。
実際のやり取り②：初心者向けに噛み砕かせる
ここからがポイントです。
初心者は遠慮せず、こう続けます。
利用者→ ChatGPT
ChatGPT → 利用者（例）
この文章で伝えたいことは、主に次の3点です。 1.各部署から集めたExcelの形式がバラバラで、すぐに集計できない 2.その影響で、集計作業に予定より時間がかかっている 3.完成予定日は金曜日だが、遅れる可能性もある つまり、「作業が増えていて、少し遅れるかもしれない」という状況説明のメールです。
「結局何の話か」が一瞬で分かるようになります。
実際のやり取り③：自分の立場に置き換える
さらに一歩進めます。
利用者 → ChatGPT
ChatGPT → 利用者（例）
読み手として注意すべき点は以下です。 ・集計結果の共有が遅れる可能性がある ・A部署のデータに問題があるため、修正依頼が来る可能性がある ・金曜日時点で結果が出ていなくても、すぐに催促しない方がよい
ここまで来ると、「読む」から「理解して行動できる」状態に変わります。
この使い方が初心者に向いている理由
この活用法には、初心者向けのメリットが詰まっています。
① 正解がなくていい
要約や整理に「唯一の正解」はありません。
だから結果を見て、
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ちょっと違う
-
もう少し簡単に
と気軽に修正依頼できます。
② プロンプトが簡単
使った指示は、すべて日本語の一文です。
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整理してください
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分かりやすく説明してください
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注意点を教えてください
技術知識ゼロでOK
③ 失敗してもリスクがない
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ファイル削除しない
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仕事を壊さない
-
そのまま使わなくても問題なし
生成AIに慣れる「練習台」として最適です。
初心者がやりがちなNGパターン
逆に、最初からやりがちな失敗もあります。
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いきなり「仕事を全部自動化して」と頼む
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結果を見てよく分からないまま放置する
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難しい専門用語を無理に使う
生成AIは、「小さく頼んで、会話しながら育てる」のがコツです。
まとめ
生成AIを使いこなす第一歩は、すごいことをさせることではありません。
まずは、
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読むのがつらい文章
-
分かりにくい説明
-
頭に入ってこない長文
これらを 「理解できる形に変換してもらう」。
それだけで、
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仕事のストレスが減る
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読むスピードが上がる
-
AIとの会話に慣れる
という効果が確実に得られます。
生成AIは、「作業を奪う存在」ではなく、「考える負担を軽くしてくれる相棒」です。
まずはこの使い方から始めてください。
確実に「使える感覚」が身につきます。
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